Erklärung zum Schutz von Bewerberdaten
1. Einführung
Keller schätzt und respektiert Stellenbewerber und schützt ihre Privatsphäre. Diese Erklärung zum Schutz von Bewerberdaten dient uns als Grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsprozesses bereitstellen.
Beachten Sie bitte, dass alle Keller-Organisationen ihre eigenen Kopien Ihrer personenbezogenen Daten verarbeiten können, wenn sie an dem Einstellungsprozess beteiligt sind.
Diese Erklärung gilt für Bewerber sowie für jegliche Drittparteien, deren Informationen Sie uns in Verbindung mit Ihrer Bewerbung bereitstellen (z.B. Referenzgeber oder im Notfall zu benachrichtigende Personen).
Diese Erklärung stellt kein Stellenangebot dar; darüber hinaus werden Ihnen damit keine vertraglichen Rechte zugesichert, noch nehmen wir im Rahmen dieser Erklärung vertragliche Verpflichtungen auf uns.
2. Erfassung personenbezogener Daten
Wir erfassen und nutzen personenbezogene Details, die Sie im Rahmen des Bewerbungsprozesses bereitstellen.
Die von uns erfassten personenbezogenen Daten werden hauptsächlich zu Einstellungs- und Auswahlzwecken benutzt. Die Daten können in Systemen gespeichert werden, die sich überall auf der Welt befinden können, und können von dritten Dienstleistern in unserem Auftrag verarbeitet werden.
3. Arten personenbezogener Daten
„Personenbezogene Daten“ ist ein von Datenschutzgesetzen definiertes Konzept und bezieht sich auf Informationen in Bezug auf eine identifizierte oder identifizierbare Person.
Die Arten der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten variieren in Abhängigkeit von der Stelle, für die Sie sich bewerben, Ihrem Wohnort und den mit der Position verbundenen Bedingungen. Normalerweise gelten u. a. folgende Daten als personenbezogene Daten:
- Ihre personenbezogenen Details - z. B. Ihr Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Ihre Staatsangehörigkeit, zweite Staatsangehörigkeit, personenbezogene Kontaktdaten (z. B. private Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), derzeitige Position und Gehalt;
- Qualifikationen - Qualifikationen, Mitgliedschaften in Fachverbänden oder Zulassungen, Sprachkenntnisse, Kompetenzen und Fertigkeiten (Befähigung zum Führen eines Fahrzeugs, Erste-Hilfe-Kenntnisse usw.)
- Informationen über Immigration und Arbeitsberechtigung - u. a. Personalausweis-Nummer, Sozialversicherungsnummer, Visum oder Arbeitserlaubnis;
- Informationen über Gleichberechtigung und Diversität - sofern mit der lokalen Gesetzgebung vereinbar und auf freiwilliger Basis bereitgestellt, Daten zu Rasse und ethnischer Zugehörigkeit (anonym gespeichert, zur Kontrolle von Chancengleichheit);
- Informationen über Ihre Bewerbung - z. B. Anmerkungen zum Vorstellungsgespräch, Beurteilungsergebnisse;
- Sicherheits- und sonstige Überprüfungen - inkl. Zeugnisse, Geburtsurkunde, Führerschein, Zuverlässigkeitsüberprüfung (u. a. von öffentlich verfügbaren Informationen und öffentliche zugänglicher Profile in sozialen Netzwerken); Offenlegung von Vorstrafen (sofern gesetzlich zulässig).
- Andere personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsprozesses oder beim Vorstellungsgespräch in mündlicher oder schriftlicher Form freiwillig bereitstellen, einschließlich insbesondere von sonstigen Informationen aus Ihrem Lebenslauf; und
- Informelle Daten -einschließlich Meinungen, die im Rahmen des Bewerbungsprozesses oder beim Vorstellungsgespräch mitgeteilt werden.
4. Nutzung personenbezogener Daten
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, tun wir dies unter der Voraussetzung, dass es für deren Verarbeitung eine gesetzliche Grundlage gibt.
Meist erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen aus folgenden Gründen:
- wir müssen eine auf uns anwendbare gesetzliche Auflage erfüllen (z. B. Prüfung des Immigrationsstatus und der Arbeitsberechtigung);
- es liegt in unserem berechtigten Interesse als Unternehmen, und unsere Interessen sind nicht Ihren Interessen, Grundrechten oder Freiheiten untergeordnet (z. B. Einstufung, wie gut ein Kandidat beim Vorstellungsgespräch abschneidet, Zuverlässigkeitsüberprüfung zum Nachweis Ihrer Identität und Qualifikationen / Erfahrung);
- unter der Voraussetzung Ihrer Zustimmung (z. B. unsere Prüfung eines freiwillig eingereichten Lebenslaufs);
- auf Ihre Anfrage müssen Maßnahmen ergriffen werden, bevor ein Arbeitsvertrag mit Ihnen zustande kommen kann (dies gilt für die Phase nach der Stellenausschreibung, wenn wir weitere Informationen erfassen oder bereits erfasste Informationen verarbeiten müssen, um den Arbeitsvertrag abschließen und ausführen zu können).
Die Verarbeitung bestimmter Kategorien von Daten erfolgt normalerweise bei Vorliegen einer der folgenden Sonderbedingungen:
- es ist für die Erfüllung bestimmter Verpflichtungen gemäß Arbeitsrecht erforderlich (z. B. Verarbeitung von Daten zur ethnischen Herkunft aus Unterlagen zu Immigration oder Arbeitsberechtigung);
- es ist erforderlich, um ein erhebliches öffentliches Interesse im Rahmen der lokalen Gesetzgebung zu wahren (z. B. Durchführen von Kontrollen zur Chancengleichheit); oder
- es ist zur Begründung, Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.
Unsere Verarbeitung von Daten zu vorhandenen Vorstrafen (d.h. im Rahmen einer Sicherheitsüberprüfung) erfolgt ausschließlich auf gesetzlicher Grundlage gemäß EU- oder lokaler Gesetzgebung.
Generell verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihre Eignung für eine Stelle in unserem Unternehmen zu beurteilen. Sollten Sie uns alle oder einen Teil dieser Daten nicht zur Verfügung stellen, kann dies unsere Möglichkeit einschränken, Ihre Bewerbung zu verarbeiten. In einigen Fällen bedeutet das, dass der Bewerbungsprozess nicht fortgesetzt werden kann, da uns die für eine wirksame und effiziente Einstellung erforderlichen personenbezogenen Daten fehlen.
Wir können Ihre personenbezogenen Daten bei der Beurteilung und Auswahl von Bewerbungen nutzen, darunter z. B. bei der Vorbereitung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen und Tests, bei der erforderlichen Beurteilung und Bewertung, inkl. der endgültigen Einstellung, Prüfung Ihrer Arbeitsberechtigung, sofern gesetzlich zulässig und für Ihre Position erforderlich, beim Ersuchen nach Offenlegung von Vorstrafen, beim Implementieren eines Programms zur Überwachung der Chancengleichheit sowie zu anderen für den Einstellungsprozess relevanten Zwecken.
Erfolglose Bewerbungen werden von uns für eine beschränkte Zeitspanne (höchstens 12 Monate) weiter verarbeitet, damit Ihre Bewerbung auch für zukünftige Stellen in Betracht gezogen werden kann. Sie können dieser Verarbeitung widersprechen, indem Sie uns dies mitteilen.
5. Aufbewahrung personenbezogener Daten
Generell bewahren wir personenbezogene Daten von Bewerbern nur so lange wie nötig auf, um den Zweck, für den diese von uns erfasst oder von Ihnen bereitgestellt werden, zu erfüllen.
In einigen Fällen müssen wir im Rahmen unserer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtungen bestimmte Aufzeichnungen für eine konkrete Zeit aufbewahren, auch nach dem Ende des Einstellungsprozesses.
In anderen Fällen bewahren wir Aufzeichnungen bewusst auf, um Anfragen oder Streitigkeiten, die unserer Meinung nach ggf. entstehen können, bearbeiten zu können.
6. Quellen personenbezogener Daten
Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu Ihrer Person werden uns hauptsächlich von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses bereitgestellt, und zwar entweder über eine unserer Bewerber-Websites oder schriftlich per Post- oder E-Mail.
Im Laufe des Einstellungsprozesses können wir Referenzen von Drittparteien anfordern, z.B. Zeugnisse von einem ehemaligen Arbeitgeber. Ferner führen wir Screenings und Sicherheitsüberprüfung unter Verwendung von Drittpartei-Ressourcen durch.
7. Offenlegung personenbezogener Daten
Wir können Ihre personenbezogenen Daten an andere Mitglieder der Keller-Gruppe weiterleiten, z. B. um eine Entscheidung über Ihre Bewerbung treffen zu können. Mitarbeiter von Keller können auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, oder diese können intern je nach Bedarf offengelegt werden - entweder vom einstellenden Vorgesetzten oder von anderen beteiligten Mitarbeitern, die für Ablauf und Entscheidungen in Verbindung mit Ihrer potentiellen Einstellung verantwortlich sind.
Wir können Dienstleistungen dritter Anbieter in Anspruch nehmen, die uns beim Einstellungsprozess unterstützen. Diese Drittparteien haben ggf. Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten bzw. hosten diese, unterstützen und warten den Rahmen unseres Einstellungssystems. Sie tun dies jedoch immer auf unsere Anweisung und im Rahmen einer vertraglichen Beziehung.
Ihre personenbezogenen Daten können mit bestimmten vernetzten Systemen geteilt werden (z. B. Informationen für die Personalabteilung, Gehaltsabrechnungs- und Sozialleistungssysteme), sollten Sie mit Ihrer Bewerbung Erfolg haben. Die in diesen Systemen gespeicherten Daten können für die Anbieter dieser Systeme, ihre Beteiligungsunternehmen und Subunternehmer gegebenenfalls zugänglich sein.
Wir können verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten Drittparteien zur Verfügung zu stellen,
- u. a. Steuerbehörden, IT-Administratoren, Rechtsanwälten, Wirtschaftsprüfern, Investoren, Consultants und sonstige Fachberater;
- bei entsprechenden Beschlüssen oder Anfragen von Gerichten, Aufsichtsbehörden, Regierungsstellen, Parteien eines Gerichtsverfahrens oder öffentlichen Stellen; oder
- zur Erfüllung aufsichtsrechtlicher Anforderungen oder im Rahmen eines Dialogs mit einer Behörde.
Wir erwarten von allen Drittparteien, dass sie ihnen bereitgestellte Daten gemäß den anwendbaren Gesetzen verarbeiten, u.a. im Hinblick auf Vertraulichkeit und Datensicherheit.
8. Grenzüberschreitende Übermittlungen
Die globale Natur unserer Geschäfte bringt es mit sich, dass Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls Mitgliedern der Keller Group oder dritten Lieferanten oder Partnern offengelegt werden, die sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) befinden.
Im Hinblick auf interne Übermittlungen innerhalb der Keller Group haben wir eine gruppeninterne Vereinbarung über Datenübermittlung (Intra-Group Data Transfer Agreement) abgeschlossen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten angemessen geschützt sind.
Wenn Ihre personenbezogenen Daten von Drittparteien außerhalb des EWR übermittelt werden, werden wir sicherstellen, dass Ihre personenbezogenen Daten angemessen geschützt sind, u. a. beispielsweise durch den Abschluss von Vereinbarungen über Datenübermittlung oder indem wir sicherstellen, dass Drittparteien gemäß entsprechenden Datenschutzvorschriften zertifiziert sind.
Sie haben das Recht, eine Kopie jeglicher Vereinbarung über Datenübermittlung anzufordern, in deren Rahmen Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden, oder in sonstiger Weise Zugang zu den von uns verwendeten Sicherheitsmaßnahmen zu erhalten. Jegliche Ihnen zur Verfügung gestellte Vereinbarungen über Datenübermittlung können aus Gründen der kommerziellen Sensibilität unkenntlich gemachte Stellen enthalten.
9. Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten
Wir setzen angemessene physische, technische und verwaltungstechnische Sicherheitsstandards um, die geeignet sind, Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch, Veränderung, Zerstörung oder Beschädigung zu schützen, und ein dem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten.
Wir ergreifen Maßnahmen, um den Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten auf denjenigen Mitarbeitern zu beschränken, die diesen Zugang für einen der Zwecke benötigen, die unter „Nutzung personenbezogener Daten“ aufgeführt sind.
10. Rechte im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten
Sie haben folgende Rechte im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten (sofern für die von uns durchgeführte Verarbeitung anwendbar):
- eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zusammen mit Informationen darüber, wie und auf welcher Grundlage diese personenbezogenen Daten verarbeitet werden, zu erhalten;
- fehlerhafte personenbezogene Daten zu berichtigen (u. a. das Recht auf Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten);
- Ihre personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen löschen zu lassen, wenn diese nicht mehr für die Zwecke benötigt werden, für die diese erfasst oder verarbeitet wurden;
- die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, wenn:
− die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestritten wird;
− die Verarbeitung gesetzeswidrig ist, Sie mit der Löschung der personenbezogenen Daten jedoch nicht einverstanden sind;
− wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die diese erfasst wurden, nicht mehr benötigen, diese aber für die Begründung, Geltendmachung oder Verteidigung eines Rechtsanspruchs notwendig sind; - Einwände gegen die Verarbeitung zu erheben, die wir mit rechtmäßigem Interesse begründet haben;
- gegen jeglichen Entscheidungen, die ausschließlich auf automatischer Verarbeitung basieren, Einwand zu erheben;
- eine portierbare Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten oder eine Kopie einem dritten Datenverantwortlichen zukommen zu lassen; oder
- eine Kopie der Sicherheitsmaßnahmen bzw. Zugang zu den Sicherheitsmaßnahmen zu erhalten, die bei der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb des EWR zum Einsatz kommen.
Zusätzlich zum Obengenannten haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen.
11. Kontaktinformationen
Falls Sie Fragen darüber haben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten nutzen, oder falls Sie mehr über die Ausübung Ihrer Rechte im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten herausfinden möchten, kontaktieren Sie bitte die Rechtsabteilung von Keller und ggf. Ihren lokalen Datenschutzbeauftragten.
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Deutschland |
Robert Graf |
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Österreich |
Muhamed Mesic |
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Polen |
Maciej Dąbrowski |
12. Änderungshistorie des Dokuments
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Status: |
Endversion |
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Ausstellungsdatum: |
28.02.2018 |
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Version: |
1,0 |
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Für die Richtlinien verantwortliche Stelle: |
Sekretariat des Unternehmens |
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Geprüft am: |
28.02.2019 |